۱. فرمهای اداری
فرم اداری چیست؟
منظور از فرم اداری در دفترخانه معمولاً نوشته یا سندی است که شخص برای ارائه به یک اداره، سازمان، شرکت یا مرجع خاص نیاز دارد و دفترخانه حسب مورد آن را به صورت سند رسمی تنظیم یا امضای شخص را گواهی میکند.
مثلاً شخص میگوید:
«اداره از من تعهد محضری خواسته.»
یا:
«برای دانشگاه باید رضایتنامه محضری بیاورم.»
یا:
«بانک از من یک تعهدنامه رسمی میخواهد.»
در این حالت اول باید بفهمیم دقیقاً مرجع مربوط چه نوع سندی خواسته است.
این موضوع خیلی مهم است؛ چون مثلاً «تعهدنامه رسمی» با «گواهی امضای یک فرم» یکی نیست.
نمونه فرمهای اداری
از جمله:
- فرم تعهد استخدامی
- فرم تعهد ارائه به دانشگاه
- فرم تعهد ارائه به اداره
- رضایتنامه برای یک سازمان
- فرم اقرار و تعهد
- فرم معرفی یا تأیید
- فرم مربوط به دریافت خدمات دولتی
- فرمهای مربوط به شرکتها
- فرمهای مربوط به بانکها
- فرمهای مربوط به مدرسه یا دانشگاه
- فرمهای مربوط به سفارت یا مراجع خارجی، حسب مورد
اما محتوای فرم تعیینکننده است.
مدارک لازم برای فرم اداری
معمولاً:
۱. کارت ملی متقاضی
۲. شناسنامه، در موارد لازم
۳. اصل فرم یا متن مورد درخواست اداره
اگر اداره فرم مخصوص خودش را داده، بهتر است همان فرم همراه شخص باشد.
۴. مدارک موضوع فرم
مثلاً اگر فرم درباره ملک باشد:
- سند ملک
- مشخصات ثبتی
- مدارک مربوط به ملک
اگر مربوط به شرکت باشد:
- اساسنامه
- آگهی تأسیس
- آخرین تغییرات
- مدارک سمت و اختیار امضاکننده
اگر مربوط به خودرو باشد:
- مدارک خودرو
- مشخصات خودرو
بنابراین نمیتوان برای «فرم اداری» یک لیست ثابت مدارک تعیین کرد.
۲. رضایتنامه غیرمالی
این مورد را خیلی خوب یاد بگیر، چون در دفترخانه زیاد با آن مواجه میشوی.
رضایتنامه چیست؟
رضایتنامه سند یا نوشتهای است که شخص در آن اعلام میکند با انجام یک اقدام مشخص موافق است و نسبت به آن رضایت دارد.
مثلاً:
پدر برای خروج فرزند از کشور رضایت میدهد.
یا:
یکی از وراث نسبت به انجام یک اقدام مشخص رضایت خود را اعلام میکند.
یا:
شخصی رضایت خود را برای استفاده از ملک در یک موضوع مشخص اعلام میکند.
چرا میگوییم «غیرمالی»؟
یعنی موضوع اصلی رضایتنامه، انتقال مال یا دریافت وجه نیست.
مثلاً:
«با خروج فرزندم از کشور موافقم.»
ماهیت این نوشته مالی نیست.
اما اگر بنویسیم:
«رضایت میدهم ملک خود را به آقای X منتقل کنم.»
دیگر موضوع وارد حوزه بسیار حساس معاملات و انتقال حقوق مالی میشود و نمیتوان آن را صرفاً یک «رضایتنامه ساده غیرمالی» تلقی کرد.
انواع رضایتنامههای غیرمالی
۱. رضایتنامه خروج فرزند
یکی از موارد شناختهشده است.
مثلاً یکی از والدین برای انجام امور مربوط به خروج فرزند رضایت میدهد.
مدارک بسته به وضعیت خانوادگی میتواند شامل:
- کارت ملی والد
- شناسنامه والد
- مدارک هویتی فرزند
- شناسنامه فرزند
- در موارد خاص مدارک مربوط به حضانت یا حکم دادگاه
باشد.
اگر وضعیت حضانت، ولایت یا حکم قضایی وجود داشته باشد، باید همان مدارک نیز بررسی شود.
۲. رضایتنامه تحصیل
مثلاً ولی یا شخص ذیسمت رضایت خود را برای یک اقدام آموزشی اعلام میکند.
مدارک:
- کارت ملی
- شناسنامه
- فرم یا نامه دانشگاه/مدرسه
- مدارک مربوط به دانشآموز یا دانشجو، در صورت نیاز
۳. رضایتنامه استفاده یا انجام یک اقدام
مثلاً شخصی برای انجام یک کار مشخص رضایت میدهد.
در این حالت باید دقیقاً مشخص شود رضایت نسبت به چه چیزی است.
رضایتنامه مبهم، برای دفترخانه مناسب نیست.
نکته بسیار مهم درباره رضایتنامه
رضایتنامه با وکالتنامه فرق دارد.
در وکالت:
«من به تو اختیار انجام کار را میدهم.»
ولی در رضایت:
«من با انجام این کار موافقم.»
مثلاً:
وکالت:
«به علی وکالت میدهم برای انجام امور …»
رضایت:
«رضایت و موافقت خود را با انجام … توسط … اعلام مینمایم.»
این دو آثار یکسانی ندارند.
مدارک رضایتنامه
برای یک رضایتنامه ساده معمولاً:
رضایتدهنده
- اصل کارت ملی
- شناسنامه، حسب مورد
شخص یا موضوعی که رضایت درباره آن است
مدارک مربوط به موضوع.
مثلاً برای فرزند:
- شناسنامه فرزند
- کارت ملی، در صورت وجود
برای ملک:
- اطلاعات و مدارک ملک، حسب مورد
برای دانشگاه:
- نامه یا فرم دانشگاه
برای امور اداری:
- نامه مرجع درخواستکننده
۳. تعهدنامه شخصی
حالا میرسیم به یکی از پرکاربردترین اسناد غیرمالی دفترخانه.
تعهدنامه چیست؟
تعهدنامه سندی است که شخص در آن رسماً متعهد میشود که:
کاری را انجام دهد، از کاری خودداری کند، یا مسئولیت یک موضوع را بپذیرد.
مثلاً:
«اینجانب متعهد میشوم کلیه هزینههای تحصیل فرزندم را پرداخت نمایم.»
یا:
«متعهد میشوم مدارک مورد درخواست دانشگاه را در موعد مقرر ارائه نمایم.»
تعهدنامه با اقرارنامه فرق دارد
این تفاوت خیلی مهم است.
اقرارنامه
شخص میگوید:
«من اقرار میکنم که فلان موضوع وجود دارد.»
یعنی اعلام یک واقعیت یا حق علیه خود یا به نفع دیگری، حسب مورد.
تعهدنامه
شخص میگوید:
«من متعهد میشوم فلان کار را انجام دهم.»
یعنی ایجاد یا اعلام یک تعهد.
انواع تعهدنامه شخصی
۱. تعهدنامه مالی
مثلاً شخص تعهد میکند:
مبلغ مشخصی را در تاریخ مشخص پرداخت کند.
اینجا موضوع مالی است و باید بسیار دقیق تنظیم شود.
۲. تعهدنامه غیرمالی
مثلاً:
متعهد میشوم مدارک را تحویل دهم.
یا:
متعهد میشوم مقررات مربوط را رعایت کنم.
۳. تعهدنامه تحصیلی
مثلاً دانشجو یا دانشآموز متعهد میشود:
- مدارک خاصی ارائه کند
- هزینهای را در صورت تحقق شرایط پرداخت کند
- مقررات دانشگاه را رعایت کند
- تعهد خدمت داشته باشد
البته متن تعهد معمولاً توسط مرجع مربوط ارائه میشود.
۴. تعهدنامه استخدامی
مثلاً کارمند متعهد میشود:
- مدارک صحیح ارائه کند
- مقررات سازمان را رعایت کند
- در محل خدمت حاضر شود
- در شرایط خاص، تعهدات سازمانی خود را انجام دهد
اگر دستگاه یا سازمان فرم مخصوص داشته باشد، همان متن اهمیت دارد.
۵. تعهدنامه سرپرستی یا مسئولیت
مثلاً شخصی اعلام میکند که مسئولیت انجام یک امر یا نگهداری از شخصی را بر عهده میگیرد.
در این موارد باید بررسی شود که قانوناً امکان پذیرش چنین تعهدی وجود دارد یا خیر.
مدارک تعهدنامه شخصی
برای یک تعهدنامه ساده معمولاً:
مدارک متعهد
- اصل کارت ملی
- شناسنامه، حسب مورد
مدارک موضوع تعهد
بسته به موضوع:
- نامه اداره
- فرم دانشگاه
- نامه شرکت
- مدارک ملک
- مدارک خودرو
- مدارک مربوط به شخص دیگر
- حکم یا مجوز قانونی، در موارد لازم
اگر تعهدنامه برای اداره باشد چه؟
فرض کن مراجعهکننده میگوید:
«اداره ثبت از من تعهدنامه خواسته.»
نباید فوراً یک متن عمومی برایش بنویسیم.
اول باید بپرسیم:
«اداره دقیقاً چه تعهدی خواسته؟»
اگر فرم یا نامه دارد، از روی همان تنظیم میکنیم.
چون ممکن است اداره نوشته باشد:
«تعهدنامه رسمی مبنی بر …»
اما شخص فکر کند یک «تعهدنامه ساده» کافی است.
تفاوت این سه مورد در یک نگاه
| مورد | مفهوم | مثال |
|---|---|---|
| فرم اداری | سند/فرم مورد نیاز یک مرجع | فرم تعهد دانشگاه |
| رضایتنامه | اعلام موافقت | رضایت والد برای اقدام مشخص |
| تعهدنامه | قبول انجام یا عدم انجام یک امر | تعهد به ارائه مدارک |
مدارک پایهای که همیشه باید در ذهنت باشد
برای اسناد شخصی غیرمالی معمولاً اولین چیزی که بررسی میکنی:
۱. هویت
- کارت ملی
- شناسنامه، حسب مورد
۲. اهلیت
باید شخص از نظر قانونی امکان انجام آن عمل را داشته باشد.
۳. موضوع سند
دقیقاً مشخص شود شخص درباره چه چیزی رضایت یا تعهد میدهد.
۴. مدارک مربوط به موضوع
مثلاً:
دانشگاه → نامه دانشگاه
اداره → نامه اداره
فرزند → مدارک فرزند
ملک → مدارک ملک
شرکت → مدارک شرکت و سمت امضاکننده
۵. سمت شخص
اگر شخص به نمایندگی از دیگری آمده باشد، باید سمت و اختیار او احراز شود.
مثلاً اگر مدیر شرکت آمده، صرفاً کارت ملی او کافی نیست؛ باید مشخص شود اختیار امضای آن سند را دارد.