هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می باشد و دفتریار اول نامیده می شود می تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می شود.
لزوم معرفی دفتریار توسط سردفتر:
ماده ۱۰ آییننامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران:
سردفتر موظف است حداکثر ظرف مدت دو ماه پس از آغاز به کار، شخص واجد شرایط را برای تصدی سمت دفتریاری اول موضوع ماده (۳) قانون به سازمان معرفی نمایند.
دفتریار اول
- بر اساس ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی، هر دفترخانه باید یک دفتریار داشته باشد که به عنوان معاون دفترخانه و نماینده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور فعالیت میکند.
- این شخص که “دفتریار اول” نامیده میشود، با پیشنهاد سردفتر و طبق مقررات این قانون، توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور منصوب میشود.
- انتخاب دفتریار اول ضروری است و دفترخانه تازه تاسیس شده نمی تواند بیش از دو ماه بدون دفتریار باشد و بعد از دو ماه اگر دفتریار نداشته باشد توسط سازمان ثبت اسناد و املاک ، برای آن دفترخانه کفیل دفتریار تعیین می شود
نقش و سمت دفتریار
- دفتریار اول، معاون سردفتر در دفاتر اسناد رسمی است و در غیاب او بهعنوان کفیل ایفای نقش می نماید.
- دفتریار نمایندگی سازمان ثبت را در دفترخانه دارا میباشد.
- سردفتر پس از معرفی دفتریار و انتصاب دفتریار به حکم رئیس سازمان ثبت اسناد ، حق اخراج دفتریار را ندارد.
به عبارت دیگر دفتریار با اینکه با معرفی توسط سردفتر دفترخانه منصوب میشود ولی سردفتر حق اخراج وی را ندارد
- دفتریار، در سرمایه و دارایی و هزینه های دفترخانه شراکت ندارد ولی در درآمد دفترخانه شریک است.
- اصطلاح دفتریار و ایجاد جایگاهی بنام معاونت سردفتر در دفاتر اسناد رسمی، به موجب قانون دفاتر در سال 1316 متداول گردید.
- به موجب قانون دفاتر اسناد رسمی در سال 1316 هر گاه سردفتر به مرخصی میرفت اعم از مرخصی ساعتی، روزانه، مرخصی استحقاقی و استعلاجی و غیره ، دفتریار بدون اینکه نیاز به صدور ابلاغ کفالت داشته باشد، به موجب ماده ۲۶ این قانون به صورت خودکار، (به عنوان یک عامل درون نهادی) از باب معاونت، جانشین سردفتر میشد و با تأیید ماده ۵۰ همین قانون دفتریار در این لحظه عهدهدار امور دفترخانه میبود.
وظایف و مسئولیت های دفتریار
- درسال 1316 و در نظام نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ در فصل ششم به صورت مفصل به وظایف دفتریارها اختصاص یافته بود و شرحی از وظایف دفتریار در این قانون وجود داشت
- در ماده ۲۴ نظام نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶می خوانیم: در صورتی که دفترخانه نماینده نداشته باشد، نگاهداری نسخه ثانی دفتر ثبت اسناد و دفتر نماینده عایدات و دفتر گردش تمبر و دفتر ثبت مکاتبات مندرج در ماده ۲۳ قانون دفتر اسناد رسمی بعهده دفتریار خواهد بود و چنانچه دفترخانه با داشتن دفتریار نماینده هم داشته باشد سوای نسخه ثانی دفتر اسناد رسمی و دفتر گردش تمبر که بعهده نماینده خواهد بود نگاهداری سایر دفاتر فوق بعهده دفتریار است.در ماده ۲5 نظام نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶نیز آمده است : علاوه بر وظایف مندرج در ماده قبل، دفتریار موظف است اولا امور مرجوعه از طرف سردفتر را انجام و ثانیا در غیاب سردفتر نیز کلیه وظایف قانونی سردفتر را ایفاء نماید.
- ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی تأکید میکند که همه «مسئولیتهای دفترخانه بر عهده سردفتر است و مسئولیت دفتریار همان است که در قانون ذکر شدهاست»
- مسئولیت امور مالی دفترخانه به عهده دفتریار می باشد
- اگر دفتریار کفیل سردفتر باشد تمام وظایف و مسئولیت های سردفتر متوجه او می باشد به عبارت دیگردر غیاب سردفتر، دفتریار در جایگاه سردفتر قرار گرفته و همه وظایف وی را انجام می دهد
- سایر مسئولیت های دفتریار شامل انجام اموری است که از طرف سردفتر به او محول شده است اعم از کمک در تنظیم اسناد، نظارت بر امور دفترخانه، و رتق و فتق سایر اموری که توسط سردفتر به او محول گردیده است
حقوق دفتریار اول :
- 15% از درآمد دفترخانه به دفتریار اول تعلق دارد.
- دفتریاران بابت نظارت بر دفاتر از اداره ثبت مواجبی دریافت نمیکنند و درآمد دفتریاران از محل درآمد دفترخانه محل خدمت آنها تأمین میشود.
- دفتریار در هر ماه در ۱۵ درصد از حق التحریر دفترخانه را بدون اینکه هزینههایش کسر شود شریک میباشد.
- نیازی نیست که دفتریار در سرمایهگذاری اولیه تشکیل دفتر شرکت داشتهباشد یا هزینهای برای مخارج دفترخانه پرداخت کند.
- در مورد اینکه سهم 15 درصد دفتر یار صرفا از محل حق التحریر اسناد تنظیمی است یا از کل درامد دفترخانه از قدیم الایام بین سران دفاتر و دفتریاران اختلاف نظر وجود داشته است
- به موجب بخش نامه وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران در سال 1393 به شماره 93/38 مورخ 13/5/1393 که در فایل پیوست نیز وجود دارد در پاسخ به این سوال که آیا از مبالغ مندرج در بند « ج » بخشنامه حق التحریر کسورات قانونی از قبیل ۱۰ درصد کانون ، ۱۵ درصد دفتریار ۱۵ درصد کارکنان و مالیات بر ارزش افزوده کسر می گردد یا خیر؟ این رای وحدت رویه صادر شد:
با عنایت به ماده ۵۰ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و تعریف حق التحریر در کتب حقوقی از جمله مبسوط دکتر لنگرودی ، حق التحریر اجرت نوشتن سند از قبیل وقف نامه اقرار نامه و … میباشد و چون در خدمات موضوع بند ج بخشنامه تعرفه حق التحریر سندی تنظیم نمی گردد لذا وجوه مأخوذه حق التحرير تلقی نشده و از مبلغ مذکور ۱۰ درصد کانون ، ۱۵ درصد دفتریار ، ۱۵ درصد کارکنان و مالیات بر ارزش افزوده کسر نمی گردد.
- از طرف دیگر نص تبصره 2 ماده ۵۷ (اصلاحی 1402) مقرر شده است که سهم دفتریار از حق التحریر اسناد تنظیمی 15 درصد می باشد و این مفهوم قابل برداشت است که 15 درصد پرداختی از محل حق التحریر اسناد تنظیمی می باشد و شامل سایر موارد مثل استعلامات و گواهی امضا و خدمات ثبتی نمی گردد
- نص تبصره 2 ماده ۵۷ (اصلاحی 1402) مقرر نموده است: سردفتر باید ۱۵٪ سهم دفتریار اول از حقالتحریر اسناد تنظیمی را ماهیانه به حساب او واریز نماید.
- در اطلاعیه کانون سردفتران و دفتریاران در خصوص آراء کمیسیون وحدت رویه (ردیف 226 مجموعه بخشنامههای ثبتی) نیز اعلام شده است که :
نظر به اینکه متعاقب اعلام و انتشار آراء کمیسیون وحدت رویه، مطلع شدیم که مقرر بوده تا در متن رأی شماره ۷۳/۳۲۰۴ – ر – و مورخ ۹۳/۵/۱۹ با موضوعیت چگونگی اجرای بند (ج) بخشنامه حق التحریر، اصلاحاتی انجام و مجدداً جهت بررسی نهایی به کارگروه معاونین و مشاورین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال گردد، از آنجا که رأی مزبور به همراه سایر آرا تصویب شده، قبل از بررسی و اظهار نظر نهائی کارگروه، به کانون ارسال گردیده بود و نسبت به انتشار آن اقدام گردید. لذا با توجه به مراتب فوق، مقرر میدارد که کلیه همکاران، تا اطلاع ثانوی و اصلاح رأي و ابلاغ مجدد آن، عیناً و كما في السابق به روشی که تاکنون در این مورد عمل مینمودهاند اقدام نمایند.
- جناب آقای شافعی سردفتر ۵۹ تبریز نیز در سال 1382 اقدام به ابطال بخشنامه شماره ۴۰۹۳۷ – ۱۷/۱۰/۸۲ کانون سردفتران که مقرر نموده کانون سردفتران از محل گواهی امضا نیز سهم می برند را ابطال نمود که در نتیجه این اقدام واریز ۱۰ درصد سهم کانون از حق التصدیق گواهی امضاء که از جمله موارد بند ج تعرفه حق التحریر مربوط به سایر خدمات ثبتی بود، منتفی گردید و پیرو ان واریز ۱۵ درصد کارمندان و دفتریار و واریز ۱۰ درصد سایر موارد مندرج در بند ج سایر خدمات ثبتی نیز زیر سوال رفت
- در حال حاضر 10 درصد متعلق به کانون به صورت انلاین و برخط کسر شده و به حساب کانون واریز می گردد.
شرایط انتصاب دفتریاری (اول و دوم):
- طبق ماده ۷ قانون دفاتر اسناد رسمی، افرادی که دارای مدرک کارشناسی (لیسانس) هستند، بدون نیاز به دوره کارآموزی، و افرادی که دارای مدرک دیپلم کامل متوسطه هستند، به شرط گذراندن یک سال دوره کارآموزی، میتوانند به عنوان دفتریار اول یا دفتریار دوم دفاتر اسناد رسمی انتخاب شوند.
- سن ۲۰ تا ۵۰ سال.
- قبولی در آزمون کتبی دفتریاری
- طی مراحل گزینش،
- مصاحبه و احراز صلاحیت،
- اخذ حکم دفتریاری از رییس سازمان ثبت اسناد و املاک
- شرکت در دورههای آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار میشود
(تبصره2 ماده 10 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی)
رسیدگی به اختلافات شغلی سردفتران و دفتریاران:
طبق بند ۸ ماده ۶۶ قانون دفاتر اسناد رسمی، یکی از وظایف کانون سردفتران و دفتریاران، رسیدگی به اختلافات ناشی از روابط شغلی میان سردفتر و دفتریار است. در صورت بروز اختلاف، کانون به موضوع رسیدگی کرده و نظر قطعی خود را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام میکند. سپس سازمان ثبت بر اساس نظر کانون، تصمیم لازم را اتخاذ مینماید. این فرآیند بهمنظور حل و فصل اختلافات شغلی و ایجاد هماهنگی در روابط کاری میان سردفتران و دفتریاران انجام میشود.
دفتریار دوم
- دفتریار دوم نقش پشتیبان در دفاتر اسناد رسمی دارد.
- دفتریار دوم در غیاب سردفتر یا دفتریار اول نقش کفیل را ایفا می نماید.
- وظایف دفتریار دوم شامل انجام اموری است که از طرف سردفتر به او محول شده است،
- حقوق و مزایا و بیمه دفتریار دوم توسط سردفتر تأمین میشود نه کانون سردفتران و دفتریاران.
- وجود دفتریار دوم در دفترخانه الزامی نیست، اما طبق ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی، هر دفترخانه میتواند علاوه بر دفتریار اول، یک دفتریار دوم نیز داشته باشد.
- انتخاب و انتصاب دفتریار دوم با پیشنهاد سردفتر و تأیید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، صورت میگیرد و دقیقا شرایط ان مانند شرایط انتصاب دفتریار اول می باشد
- تا زمانی که دفتریار اول در دفترخانه مشغول به کار است، دفتریار دوم وظیفهای بر عهده ندارد. اما در شرایطی که دفتریار اول به عنوان کفیل دفترخانه فعالیت کند، دفتریار دوم وظایف مرتبط با دفتریار اول را در همان دفترخانه انجام میدهد.
شرایط دفتریار برای تصدی سمت کفیل سردفتر
بر اساس تبصره ماده ۷ قانون دفاتر اسناد رسمی، اگر دفتریاری قصد تصدی سمت کفیل دفترخانه را داشته باشد، باید شرایطی مشابه سردفتر را دارا باشد. برای نمونه:
- سن: دفتریار باید حداقل ۲۰ سال سن داشته باشد. اما اگر دفتریار بخواهد بهعنوان کفیل سردفتر فعالیت کند، حداقل سن او باید ۲۴ سال باشد.
- مدرک تحصیلی: دفتریار باید دارای مدارکی باشد که برای سردفتری لازم است. بهعنوان مثال، طبق ماده ۶ قانون، حداقل مدرک لیسانس حقوق یا مدارک معادل آن برای سردفتری الزامی است، و این شرط برای کفیل سردفتر نیز اعمال میشود.
این شرایط تضمین میکند که کفیل دفترخانه از توانمندیهای لازم برای مدیریت و انجام وظایف سردفتری برخوردار باشد.
کفیل دفتریار
طبق ماده ۲۵ قانون دفاتر اسناد رسمی، در مواردی مانند مرخصی، بیماری، تعلیق، انفصال موقت، یا معذوریت دفتریار، به جای او کفیل تعیین می شود :
1. وجود دفتریار دوم: اگر دفترخانه دفتریار دوم داشته باشد، وظایف دفتریار اول به او محول میشود.
2. نبود دفتریار دوم: تا مدت دو ماه، وظایف دفتریار را سردفتر انجام خواهد داد. اگر این مدت بیش از دو ماه شود، کفالت امور دفتریار موقتاً به دفتریار دفترخانه دیگری واگذار خواهد شد.
تبدیل سمت دفتریار دوم به دفتریار اول
- بر اساس نظریه مشورتی شماره ۷/۴۶۲۳ سال ۱۳۸۱، در صورت برکناری یا استعفای دفتریار اول، تبدیل سمت دفتریار دوم به دفتریار اول با صدور ابلاغ از سوی سازمان ثبت انجام میشود. این اقدام با ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی که نصب دفتریار را مستلزم پیشنهاد سردفتر میداند، مغایرتی ندارد، زیرا دفتریار دوم قبلاً با پیشنهاد سردفتر منصوب شده است و تغییر درجه او در حوزه اختیارات سازمان ثبت است، نه سردفتر.
- دفتریاردوم را نمیتوان به کفالت دفتریاری دفترخانه دیگر تعیین کرد.
