۱. برابر با اصل چیست؟
یعنی دفترخانه اصل یک مدرک را میبیند و با کپی/تصویر آن تطبیق میدهد و گواهی میکند که تصویر ارائهشده با اصل مدرک مطابقت دارد.
در قانون ثبت نیز اصلِ «تصدیق مطابق بودن سواد با اصل سند» پیشبینی شده است.
مثال ساده
مراجعهکننده میآید و میگوید:
«از شناسنامهام ۳ نسخه کپی برابر اصل میخواهم.»
کار دفترخانه این است که:
- اصل شناسنامه را میبیند.
- کپی را با اصل تطبیق میدهد.
- مطابقت را گواهی میکند.
- مهر و امضای دفترخانه روی نسخه کپی درج میشود.
در واقع دفترخانه محتوای سند را تأیید نمیکند؛ فقط میگوید:
این تصویر با اصل مدرکی که ارائه شد مطابقت دارد.
۲. چه مدارکی را میتوان برابر با اصل کرد؟
در عمل، بسته به نوع مدرک و مرجع پذیرنده، موارد مختلفی ممکن است درخواست شود؛ مثل:
- کارت ملی
- شناسنامه
- مدارک تحصیلی
- گواهینامه
- کارت پایان خدمت
- سند مالکیت
- قراردادها
- وکالتنامه
- مدارک شرکت
- اساسنامه
- آگهی تأسیس
- آگهی تغییرات
- مدارک اداری
- برخی گواهیها و مجوزها
اما هر مدرکی را نباید بدون توجه به مقررات و کاربرد آن، صرفاً به درخواست مراجعهکننده برابر اصل کرد. همچنین اگر مرجع مقصد نوع خاصی از تأیید را خواسته باشد، باید همان را انجام داد.
۳. مدارک لازم برای برابر اصل
برای یک مورد معمولی، مهمترین چیزها:
از مراجعهکننده:
- اصل مدرک
- کپی مدرک در تعداد مورد نیاز
و برای انجام خدمت در دفترخانه، احراز هویت مراجعهکننده نیز انجام میشود؛ بنابراین مدرک هویتی معتبر همراه داشتن آن ضروری است.
مثال
فرد میگوید:
«۵ تا کپی برابر اصل کارت ملی میخواهم.»
باید داشته باشد:
- اصل کارت ملی
- ۵ نسخه کپی
- مدرک هویتی برای احراز هویت طبق تشریفات دفترخانه
۴. اگر اصل مدرک را نداشته باشد چه؟
اینجا یک نکته خیلی مهم برای کار دفترخانه وجود دارد:
اگر فرد فقط کپی را آورده باشد و اصل را نیاورده باشد، دفترخانه نمیتواند صرفاً بر اساس همان کپی بگوید «برابر اصل است».
چون اساس کار، تطبیق تصویر با اصل است.
مثلاً:
❌ اصل مدرک موجود نیست + فقط کپی آمده
→ اصولاً امکان تصدیق مطابقت آن کپی با اصل وجود ندارد.
۵. انواع «برابر با اصل» که باید بشناسی
برای کار در دفترخانه بهتر است این موارد را از هم جدا کنی:
الف) تصویر/کپی برابر با اصل
یعنی:
اصل مدرک → کپی → تطبیق کپی با اصل → گواهی مطابقت
مثلاً:
اصل مدرک تحصیلی → کپی → برابر اصل
ب) رونوشت مصدق سند رسمی
این با کپی برابر اصل معمولی تفاوت دارد.
مثلاً یک نفر قبلاً در دفترخانه یک وکالتنامه رسمی تنظیم کرده است و حالا رونوشت مصدق آن را میخواهد.
در این حالت بحث رونوشت مصدق سند ثبتشده مطرح میشود.
طبق آییننامه ۱۳۹۹، رونوشت مصدق اسناد ثبتشده اصولاً به صاحبان سند، اشخاص ذینفع مستقیم در معامله یا قائممقام قانونی آنها تسلیم میشود؛ مگر در مواردی که مجوز قضایی ارائه شود.
پس این را با «کپی برابر اصل» قاطی نکن.
۶. تفاوت کپی برابر اصل با رونوشت مصدق
این تفاوت برای کار دفترخانه خیلی مهم است:
| مورد | کپی برابر اصل | رونوشت مصدق |
|---|---|---|
| مبنا | اصل مدرک ارائهشده | سند ثبتشده/سابقه رسمی |
| کار اصلی دفترخانه | تطبیق تصویر با اصل | صدور رونوشت از سند |
| مثال | برابر اصل کردن کارت ملی | رونوشت مصدق وکالتنامه رسمی |
| اصل مدرک نزد مراجعهکننده | معمولاً بله | لزوماً خیر |
| محدودیت اشخاص | بسته به نوع مدرک | مقررات خاص دارد |
۷. «برابر با اصل ابرازی» یعنی چه؟
این قسمت دقیقاً همان چیزی است که پرسیدی.
وقتی میگوییم:
«برابر با اصل ابرازی»
منظور این است که اصل مدرک توسط مراجعهکننده به دفترخانه ارائه شده و دفترخانه کپی/تصویر را با همان اصل ارائهشده تطبیق داده است.
یعنی «ابرازی» = مدرکی که شخص ارائه کرده است.
مثلاً:
شخص یک مدرک تحصیلی اصل میآورد و کپی آن را هم ارائه میکند.
دفترخانه اصل را مشاهده میکند و کپی را با آن تطبیق میدهد.
پس گواهی میشود:
تصویر با اصل ابرازی مطابقت دارد.
۸. مثال خیلی مهم
فرض کن شخصی میگوید:
«این کپی مدرک کارشناسی منه، لطفاً برابر اصل کنید.»
حالت اول:
اصل مدرک کارشناسی را هم آورده.
✅ دفترخانه اصل را میبیند و کپی را با آن تطبیق میدهد.
→ برابر با اصل ابرازی
حالت دوم:
فقط کپی را آورده و اصل مدرک را ندارد.
❌ دفترخانه نمیتواند صرفاً با دیدن کپی، مطابقت آن با اصل را گواهی کند.
۹. آیا «ابرازی» یعنی دفترخانه اصالت مدرک را تضمین کرده؟
خیر. این نکته خیلی مهم است.
فرض کن شخص یک مدرک جعلی را به دفترخانه ارائه کند و یک کپی از آن هم داشته باشد.
دفترخانه در فرآیند برابر اصل، اساساً اصالت ماهوی مدرک را مانند مرجع صادرکننده آن تأیید نمیکند؛ موضوع گواهی، مطابقت تصویر با اصل ارائهشده است.
یعنی:
«این کپی با اصل مدرکی که به من ارائه شد مطابقت دارد.»
نه اینکه:
«این مدرک قطعاً توسط دانشگاه/اداره مربوطه صادر شده و معتبر است.»
این دو موضوع کاملاً متفاوتاند.
۱۰. تفاوت برابر اصل با گواهی امضا
این هم یکی از اشتباهات رایج اربابرجوع است.
برابر اصل:
دفترخانه میگوید:
این کپی با اصل مدرک مطابقت دارد.
گواهی امضا:
دفترخانه تأیید میکند که امضای شخص ذیل یک نوشته، طبق تشریفات قانونی در دفترخانه انجام/تصدیق شده است.
قانون دفاتر اسناد رسمی نیز دفتر گواهی امضا را برای تصدیق امضای ذیل نوشتههای عادی پیشبینی کرده است.
بنابراین:
برابر اصل ≠ گواهی امضا
۱۱. اگر چند صفحه باشد چه؟
مثلاً یک شرکت یک قرارداد ۱۵ صفحهای دارد و میخواهد کپی آن برابر اصل شود.
اصل قرارداد باید ارائه شود و صفحات/نسخه ارائهشده طبق تشریفات مربوط با اصل تطبیق داده شوند.
در چنین مواردی باید دقت شود که:
- تمام صفحات لازم وجود داشته باشد.
- صفحات جابهجا نشده باشند.
- الحاق یا دستکاری ظاهری وجود نداشته باشد.
- تعداد نسخههای مورد نیاز مشخص باشد.
قواعد قدیمی ثبت نیز بر بررسی مطابقت سواد با اصل و ذکر وضعیتهایی مانند تراشیدگی، پاکشدگی یا الحاق تأکید داشتهاند.
۱۲. اگر مدرک متعلق به شخص دیگری باشد چه؟
این قسمت را هم بهعنوان کارمند دفترخانه در ذهنت داشته باش:
مثلاً علی اصل مدرک رضا را آورده و میگوید:
«از این مدرک کپی برابر اصل میخواهم.»
صرف اینکه مدرک دست علی است به این معنی نیست که هر محدودیت قانونی مربوط به آن نادیده گرفته میشود.
باید نوع مدرک و مقررات مربوط به آن را بررسی کرد. مخصوصاً در اسناد رسمی ثبتشده، موضوع دریافت رونوشت مصدق محدودیتهای خاص خود را دارد.
🟢 برابر اصل: «این کپی با اصل ابرازی مطابقت دارد.»
🔵 رونوشت مصدق: «این رونوشت از سند رسمی/سابقه ثبتشده تهیه و طبق مقررات تصدیق شده است.»
🟠 گواهی امضا: «امضای شخص طبق تشریفات قانونی گواهی شده است.»